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포스트코로나 이후 다양한 형태의 회의 증가로 인한 피로감 호소를 자주 접한다. 회의 피로감을 줄이고 효율성을 높이기 위한 방법으로 사전에 회의에 대한 안건들, 즉 '어젠다'를 미리 준비하는 경우가 많다. 어젠다가 없는 미팅은 왠지 준비도 덜 되어있고 회의 격도 떨어지는 느낌을 받기도 한다. 실제로 어젠다가 존재하는 경우 그렇지 않은 경우에 비해 미팅이 더 효율적으로 진행될 것이란 기대가 증가한다는 연구도 있다.

그런데 이런 기대와 달리 어젠다와 실제 미팅의 성과가 연결되지 않는 경우도 많다는 것이다. 이를 '어젠다 극장(agenda theater)'이라 표현하기도 하는데, 인사말, 진행 상황 보고 등의 안건들이 영화의 시나리오처럼 회의를 원활하게 진행되는 것으로 보이게 하나, 실제로 회의는 비생산적일 수 있다는 것이다. 거기에 직장인들이 어젠다 작성에 매주 세 시간 이상을 사용한다는 통계도 있다. 어젠다가 실제 회의에 도움이 되지 않는다면 이중의 에너지 낭비가 생기는 셈이다.

'어젠다 극장'을 피하기 위해 어젠다 작성 이전에 우선 회의를 통해 이루고자 하는 목표를 명확하게 하는 것이 권유된다. 목표가 명확해야 회의의 방식, 누구와 회의를 할지 등에 대한 구체적인 요소들이 효과적으로 설정될 수 있다. 명확하지 않다면 회의 시기를 미루는 것이 나을 수 있다. 시간에 쫓기어 또는 반복되는 일정에 따라 명확한 목적이 정의되지 않고 시행되는 회의는 불필요한 에너지를 낭비하게 한다.

그리고 어젠다 없는 자연스러운 소통이 이번 회의에는 더 효과적인 방법은 아닌지 생각해 볼 필요도 있다. 예를 들어 대체로 어젠다가 있으면 각 안건에 대해 논의 시간이 정해진다. 일방적인 보고 형태의 회의가 아닌, 문제 상황을 돌파할 새로운 아이디어가 필요한 상황이라면, 논의 시간을 안건별로 한정하는 것이 창의적 아이디어가 나올 충분한 시간을 확보하지 못하게 할 수 있다.

'창조성 절벽 환상'은 창의적 사고가 요구되는 안건에서 처음에 나오는 아이디어가 최선이고 시간이 지날수록 창의력이 떨어진다는 선입견을 이야기한다. 창의적 사고를 꺼내다 보면 시간이 지날수록 피로감은 느낄 수 있으나, 처음 아이디어가 최선이 아닌 경우가 많다는 것이다. 예를 들어 유머 아이디어를 제출하도록 한 연구에서 초기의 아이디어가 최선이라고 믿는 경우 새로운 아이디어를 내는 과정도 일찍 마치고 적은 숫자의 유머를 제출했다는 것이다. 그런데 막상 본인은 자신의 아이디어가 매우 창의적이라 여겼다는 것이다.

충분한 시간을 갖고 창의적 소통을 할 때, 뇌가 피곤을 느끼더라도, 지속적으로는 아이디어를 검토 개선하여 더 최선의 아이디어를 도출할 확률이 높아진다는 것이다. 기고자 : 윤대현 서울대병원 강남센터 정신건강의학과 교수
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